Vaga para (01) Oficial de Logistica e Administração

Food for the Hungry (FH) Mozambique está a recrutar para o seu quadro de pessoal (01) Oficial de Logistica e Administração para Maputo.

O/A Oficial de Logística e Administração é responsável por assegurar o funcionamento eficiente, organizado e em conformidade com as normas das operações administrativas, logísticas e de apoio ao escritório da FH Moçambique. A função desempenha um papel fundamental na coordenação dos serviços de recepção e atendimento, administração do escritório, gestão da frota e dos motoristas, instalações, inventário, activos, movimentação de pessoal, fundo de maneio e transacções administrativas de rotina, garantindo que os colaboradores e os programas disponham do apoio operacional necessário para desempenhar eficazmente as suas funções.

A função assegura a gestão diária da recepção e das funções administrativas do Escritório Nacional, promovendo um ambiente de trabalho profissional, organizado e acolhedor para colaboradores, visitantes, parceiros e outras partes interessadas. O/A titular da posição coordena igualmente a gestão e utilização dos veículos e motoristas da FH no Escritório Nacional e nas localidades de implementação, garantindo que os recursos da frota sejam utilizados de forma segura e eficiente, devidamente mantidos e geridos em conformidade com as políticas da FH e a legislação aplicável.

O/A Oficial de Logística e Administração é responsável pelo processamento de pagamentos de facturas através do Odoo, assegurando que, antes do pagamento, sejam cumpridos todos os procedimentos de procurement, níveis de autorização e requisitos de documentação de suporte. A função coordena ainda a deslocação dos colaboradores do Escritório Nacional para os escritórios de campo, conforme necessário, incluindo os respectivos preparativos de transporte e viagem.

Espera-se que o/a titular da função mantenha controlos internos robustos, registos precisos e documentação pronta para auditoria em todas as áreas sob a sua responsabilidade, assegurando o cumprimento das políticas e procedimentos da FH, dos requisitos dos doadores e da legislação e regulamentação aplicável em Moçambique.

Principais Responsabilidades

1. Administração de Escritório e Recepção

• Gerir o funcionamento diário da recepção do Escritório de País, servindo como primeiro ponto de contacto para visitantes, pessoal, parceiros e chamadas recebidas.

• Garantir que visitantes sejam recebidos, registados e encaminhados apropriadamente, mantendo um ambiente profissional, acolhedor e seguro.

• Gerir correspondência recebida e enviada, serviços de courier, correio e documentação oficial.

• Manter materiais de escritório, papelaria e materiais administrativos adequados e coordenar reabastecimento atempado.

• Manter sistemas de arquivo físico e electrónico organizados para documentação administrativa, logística e de aquisições.

• Coordenar reuniões, workshops, eventos de pessoal e funções de escritório, incluindo arranjos de espaço, materiais, refrescos, transporte e outros requisitos logísticos.

• Apoiar a integração de novo pessoal coordenando espaço de escritório, equipamento, acesso, apresentações e outros requisitos administrativos.

• Apoiar processos de visto, autorização de trabalho, imigração e outros processos administrativos regulatórios para pessoal e visitantes.

• Coordenar prestadores de serviços gerais do escritório, incluindo limpeza, segurança, utilidades, internet e outros serviços contratados.

2. Gestão de Frota

• Coordenar a gestão e utilização diária de veículos da FH em todo o Escritório de País e locais de campo, garantindo alocação segundo prioridades operacionais.

• Coordenar e supervisionar o agendamento e despacho de motoristas, garantindo cobertura apropriada para programa, operações, deslocação de pessoal e resposta a emergências.

• Manter horários de motoristas, registos de alocação de veículos, autorizações de viagem e registos de movimentação precisos.

• Monitorizar compliance de motoristas com procedimentos de transporte, segurança e segurança da FH, incluindo horas de trabalho, limites de velocidade, verificações de veículos e uso autorizado.

• Garantir que todos os veículos estejam devidamente licenciados, segurados, revisados e mantidos e que a documentação necessária permaneça actualizada.

• Manter diários de bordo, registos de consumo de combustível, registos de manutenção e outra documentação de frota.

• Monitorizar uso de combustível e investigar variações significativas ou padrões de consumo incomuns.

• Enviar relatório mensal de uso de combustível do escritório de país ao departamento de Finanças.

• Coordenar manutenção preventiva, reparações e revisões e acompanhar com oficinas e prestadores de serviço.

• Realizar ou coordenar inspecções rotineiras de veículos e garantir que defeitos identificados sejam abordados prontamente.

• Manter base de dados de frota actualizada e fornecer relatórios regulares de estado da frota.

3. Gestão de Instalações

• Supervisionar a gestão e manutenção diária das instalações do Escritório de País, garantindo um ambiente de trabalho seguro, funcional e profissional.

• Coordenar reparações, manutenção, limpeza, segurança, utilidades e outros serviços relacionados com instalações.

• Realizar inspecções regulares de instalações para identificar necessidades de manutenção, riscos de segurança e áreas que necessitem melhoria.

• Manter registos precisos de activos de escritório, equipamento, mobiliário, utilidades, actividades de manutenção e contratos de serviço.

• Coordenar com senhorios, contratistas, prestadores de serviços e autoridades relevantes em assuntos relacionados com instalações.

• Monitorizar e gerir consumo e custos de utilidades do escritório, incluindo electricidade, água, internet e outros serviços essenciais.

• Garantir renovação atempada de arrendamentos, seguros, contratos de manutenção e outros acordos relacionados com instalações.

• Preparar e submeter relatórios trimestrais de gestão de instalações ao Director de País.

4. Inventário e Gestão de Activos

• Manter registos precisos de inventário do Escritório de País, suprimentos e itens consumíveis.

• Coordenar recepção, armazenamento e distribuição de suprimentos de escritório e operacionais.

• Garantir armazenamento, rotulagem e salvaguarda apropriados de inventário e equipamento.

• Realizar contagens físicas periódicas de stock e reconciliar resultados com registos de inventário.

• Investigar e reportar discrepâncias de inventário, danos, perdas, expiração ou obsolescência.

• Manter e actualizar regularmente o registo de activos fixos para activos do Escritório de País em coordenação com Finanças e Field Finance Officers.

• Coordenar etiquetagem, transferências, movimentação e custódia segura de activos.

• Apoiar verificação física periódica de activos em todo o Escritório de País e locais de campo.

• Preparar relatórios de verificação de activos e acompanhar discrepâncias identificadas.

• Coordenar alienação de activos e inventário obsoleto, danificado ou excedente em conformidade com requisitos da FH e de doadores.

• Receber registos de activos e inventário de todos os escritórios de campo, consolidar e verificar a informação, e preparar relatório abrangente para submissão ao Director de País trimestralmente.

5. Coordenação de Deslocações de Pessoal

• Organizar e coordenar deslocação de pessoal do Escritório de País para escritórios de campo ou outros países quando necessário, incluindo reservas de transporte, alojamento, vistos e documentação de autorização de viagem.

• Garantir que todos os pedidos sejam enviados com a respectiva linha orçamental para facilitar o processo de PO e pagamento.

• Confirmar a logística de viagem, cronogramas e quaisquer requisitos de segurança ou acesso.

• Manter um registo de rastreamento de viagens de pessoal do Escritório do País.

6. Processamento de Aquisições e Pagamentos

• Processar pagamento de facturas através do Odoo, garantindo que todos os processos de aquisição, níveis de autorização e documentação de suporte (requisições de compra, cotações, ordens de compra, notas de entrega, facturas) estejam completos antes da submissão para pagamento.

• Verificar que transacções de aquisição cumpram a política de aquisições da FH e requisitos aplicáveis de doadores, incluindo limiares de concorrência e codificação correcta.

• Manter registos precisos de aquisições e pagamentos no Odoo e em sistemas de arquivo físico/electrónico, garantindo prontidão para auditoria.

• Acompanhar facturas pendentes, questões de pagamento e reconciliações de contas de fornecedores, escalando discrepâncias ao Procurement Coordinator.

• Manter base de dados de fornecedores actualizada e apoiar avaliações periódicas de desempenho de fornecedores.

7. Gestão de Transportes

• Coordenar e supervisionar as operações de transporte dos colaboradores, em conformidade com os procedimentos de transporte da FH, as normas de segurança e os requisitos operacionais.

• Monitorar a utilização dos meios de transporte, os custos e os níveis de serviço, assegurando que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e de acordo com os orçamentos aprovados.

• Manter registos precisos dos transportes e realizar revisões regulares da utilização das viaturas e dos serviços de transporte, de modo a identificar tendências, lacunas e oportunidades de melhoria.

• Recomendar e implementar medidas para melhorar a eficiência dos custos de transporte, a segurança, a fiabilidade e a qualidade dos serviços.

• Coordenar com as equipas relevantes e os prestadores de serviços para garantir serviços de transporte atempados e fiáveis para os colaboradores e para as actividades operacionais.

• Assegurar o cumprimento dos requisitos aplicáveis em matéria de transporte, segurança das viaturas e gestão de riscos, comunicando e encaminhando os problemas e riscos identificados ao supervisor apropriado.

Experiência

• Ter no mínimo 3 a 5 anos de experiência progressiva em logística, instalações, frota e/ou gestão de activos combinada com administração de escritório, com experiência demonstrada em uma ONG ou organização de desenvolvimento internacional.

• Experiência prática comprovada no processamento de pagamentos e gestão de documentação de aquisições em conformidade com regras financeiras e de aquisição de doadores (UN Agencies, Tearfund, EU, FCDO, Global Fund).

• Experiência prática com gestão de inventário/stock e registos de activos fixos, incluindo verificação física, reconciliação e liderança ou apoio a processos de alienação de activos/inventário, idealmente em coordenação com equipas de finanças.

• Experiência na coordenação de instalações de escritório, frotas de veículos e deslocação/viagem de pessoal em ambiente multi-escritório ou baseado em campo.

• Experiência na preparação e apoio a auditorias internas e externas/doadores.

• Experiência prática no uso do Odoo ou sistema ERP similar para aquisições e processamento de facturas/pagamentos, e fortes competências em MS Excel.

• Fluência em Português obrigatória; proficiência de trabalho em Inglês preferida.

Educação/Certificações

• É necessário ter Licenciatura em Administração de Empresas, Logística, Gestão da Cadeia de Abastecimento ou área relacionada (essencial).

• Certificação profissional em logística, aquisições ou cadeia de abastecimento (por exemplo, CIPS, CILT) ou progresso rumo a uma é uma vantagem e será priorizada.

• Sólido conhecimento prático dos requisitos regulatórios moçambicanos de aquisições, alfândega e administração.

Processo de candidatura

Os candidatos interessados devem enviar a sua candidatura (Curriculum Vitae, Carta de motivação e Certificados Académicos) para o e-mail: indicando no assunto: "Candidatura – Oficial de Logística e Administração".

DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 07 de Setembro de 2026